Dimensionamiento de planta de personal

Herramienta de software que permite capturar la información de las cargas laborales del personal de acuerdo con los procesos y procedimientos necesarios para el desarrollo de los bienes y servicios desarrollados por la entidad.

DMS cumple con la medición de cargas laborales bajo la metodología de Estándares Subjetivos del Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para entidades del Estado Colombiano.

Cuenta con tres módulos principales

Administrador

Permite parametrizar la herramienta con la información necesaria para el desarrollo de la medición de las cargas laborales, la generación de los reportes y el dimensionamiento de la planta de personal requerida de acuerdo a la información suministrada por los usuarios y validada por los jefes inmediatos.

Con el fin de brindar la mejor experiencia de usuario frente al uso y al acceso a la misma por parte de todo el personal de su entidad, contamos con servidores en internet que facilitan el acceso a la herramienta desde cualquier lugar con acceso a internet y desde cualquier dispositivo móvil [1].

Usuario – Empleado

Ingreso a la plataforma para establecer los tiempos, volúmenes y frecuencia de las actividades propias de su cargo y de las demás funciones asignadas.

Validador – Jefe Inmediato

Ingreso a la plataforma en la cual puede validar y ajustar la información suministrada por cada una de las personas a su cargo

Modulo Administrador

El módulo administrador cuenta con las siguientes funcionalidades

Atributos diccionario   Permite 12 atributos por cada actividad del diccionario, algunos ejemplos pueden ser: MASM, Valor agregado, Estacionalidad, Variable direccionadora, Volumen variable,Tipo tarea, Cargo tipo, modelo de procesos
Atributos de nómina   Código cargo, Grado, Nivel ocupacional
Encuesta Jornada máxima, Jornada Mínima, Jornada laboral
Reglas de negocio En el caso de utilizar el atributo Cargo tipo, es necesario definir reglas de negocio. Estas reglas permiten establecer como el sistema ajusta y traslada las cargas de trabajo a otros cargos, cuando el cargo de la persona que diligencia la encuesta no corresponde con el cargo tipo establecido para la actividad.
  1. Configuración
    1. Configurar el diccionario de actividades a través de plantillas compatibles con MS Excel
      1. Macroproceso
      1. Proceso
      1. Procedimiento
      1. Actividad
      1. Descripción
      1. Atributos – Pueden ser hasta 12 atributos
    1. Configuración de la plantilla de nómina a través de plantillas compatibles con MS Excel
      1. Identificación
      1. Nombres
      1. Salario
      1. Jornada
      1. Tipo de contrato o vinculación con la empresa
      1. Código cargo
      1. Centro de actividad o subárea
      1. Nombre centro de actividad o área
      1. Sede en donde desempeña sus actividades
      1. Turno
      1. Salario con factor prestacional
      1. Centro de actividad – Área
      1. Atributo nómina 1
      1. Atributo nómina 2
      1. Atributo nómina 3
    1. Configuración de parámetros
  • Administrativo
    • Estadísticas

El módulo de estadísticas permite visualizar el avance del desarrollo del proyecto con los siguientes reportes en formato compatible con MS Excel

  • % avance por área
    • % avance por dirección
    • personas (Adicionalmente permite activar o desactivar el usuario para permitir o no su ingreso al módulo usuarios)
    • En el cubo
      • Permite migrar cubos de datos de proyectos anteriores, para consolidar datos y complementar el estudio de cargas laborales
      • Consolidar cubo, permite consolidar la información una vez se ha finalizado la etapa de encuestas con el fin de generar los reportes requeridos.
    • Ajustar Encuestas
      • Validar con el jefe inmediato
      • Porcentaje de tiempo suplementario
        • Adicionar tiempo suplementario individual o total
        • Eliminar tiempo suplementario individual o total
    • Trabajar con Encuestas
      • Encuestas originales, generar los reportes área para realizar la validación por fuera del sistema con el jefe inmediato
      • Encuestas ajustadas por los jefes inmediatos con el resultado final
      • Homolagar encuestas
      • Eliminar encuestas
  • Reportes

Todos los reportes se generan en formato compatible con Microsoft Excel para ser administrados en el equipo del usuario.

  • Generales
    • Nomina
    • Personas vs costos
    • Preliminares
      • Actividades sin tiempo
      • Actividades por persona
    • Jornada
      • Totales
      • Análisis por área
      • Análisis jornada
      • Cargos vs atributo diccionario
    • Atributos
      • Reportes por cada atributo definido en el diccionario de actividades
    • Atributos diccionario
      • Macroprocesos
        • Reportes por cada atributo definido en el diccionario
      • Procesos
        • Reportes por cada atributo definido en el diccionario
      • Procedimientos
        • Reportes por cada atributo definido en el diccionario
    • Atributos nómina
      • Por centro de actividad
        • Por Macroproceso, proceso, procedimiento
        • Macroproceso
          • Código
          • Grado
          • Nivel
    • Dimensionamiento
      • Cargas de trabajo
      • Procesos
      • Otros reportes
        • Centro de actividad por nivel del cargo
        • Cargo y nivel de cargo
        • Cargo por áreas
        • Cargo por denominación
        • Tiempo estándar
    • Tiempos
      • Tiempos por tárea
    • Exportar

Este módulo permite generar los reportes para ser exportados en un formato compatible con Microsoft Excel.

  • Exportar cuboExportar nóminaExportar diccionario
  • Cambiar contraseña

Permite cambiar la contraseña de todos los usuarios que van a diligenciar la encuesta

  • Ayuda

Cuenta con el manual de ayuda en formato pdf para la utilización del sistema de información

  • Salir del sistema

Cerrar la sesión de administrador.

Módulo validador

Permite ingresar con el número de identificación del jefe o superior inmediato para realizar las siguientes actividades:

  • Validar y ajustar las encuestas de cargas de trabajo diligenciadas.
  • Homologar encuestas
  • Eliminar encuestas

El ajuste de las encuestas se realiza sobre un cubo de datos adicional, de tal forma que se mantiene la información originalmente diligenciada por los usuarios para su validación posterior.

El sistema permite generar los reportes de encuestas originales y ajustadas para firma de los validadores, con el fin de contar con la evidencia que soporte los cambios realizados en la información de cargas laborales.

Módulo usuario

Permite ingresar al sistema con el número de identificación y la contraseña suministrada en el momento de iniciar la encuesta por el administrador del sistema.

El sistema se encuentra parametrizado de tal forma que solo se puede acceder en una sola oportunidad para diligenciar la información de cargas laborales, una vez se cierre la sesión, el usuario queda inactivo para poder volver a ingresar.

En el módulo administrativo el administrador puede activar nuevamente al usuario para ingresar nuevamente al sistema en el caso de requerirse.

El módulo permite

  • Seleccionar las actividades desarrolladas por el cargo
  • Ingresar la información de tiempo, volumen y frecuencia por cada actividad
  • Calcular el tiempo estándar por cada actividad de acuerdo a la metodología establecida por el DAFP
  • Visualizar el listado de todas las actividades seleccionadas
  • Editar el tiempo, volumen y frecuencia de cada actividad ingresada

[1] Los dispositivos móviles tipo celular deben usar la aplicación en modo horizontal para garantizar el acceso a todas las herramientas y funcionalidades. Se requiere la versión de Google Chrome 67 o superior.